オンライン採用経験ゼロの大学生インターンが1から採用計画を立てて3ヶ月で5名採用した話

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こんにちは。インターン生の浅野です。

「インターンのリーダーとしてメンバーを引っ張っていきたい」裁量を持って働けるディップのインターンのやりがいとは

2021年1月20日

ディップではDXNOWのインターンのリーダーをしています。DXNOWでは2月からインターン生の新規採用活動を進めてきました。3ヶ月という短い期間で5名の採用という成果を残すことができ、無事採用活動をクローズすることができたこのタイミングで振り返りを兼ねて今回の記事を書いていくことにしました。

採用背景と採用計画

1月頃から、就職活動の本格化により、3年生のコミット数が週2、3日→週1日へと減少しました。また、2名が退社することになりました。

このままでは事業目標の達成に影響が出ると感じた私は、インターン生の採用計画を練り、2月下旬に事業責任者の安元さんに報告しました。

「陰キャラが陽キャラを倒すイメージで新規事業を考えるのが楽しい」新卒2年目の新規事業ディレクター

2019年6月28日
採用計画

目標

3月中にインターン生を2名採用する
・週3日以上稼働可能な人
・大学1~2年生

4月中にさらに2名採用する
・週3回
・大学4年生以外

目的

記事公開/広告公開のペースを保つ

現状の課題

40本/月ほど記事を公開できている

3年生の就職活動の本格化による勤務時間の減少・2名の退社(2月末)により、今月から21本/月公開のペースに落ちる見込み

記事は2月18日で156本完成
残り122本完成予定
+SEOを考慮して既存の記事をリライト、記事を付け足す予定

就職活動が終わる7月には目標記事本数を達成する予定であったが、20本/月ペースとなると7月では終わらない

就活生がインターンを続けない場合、7月からインターン生は8人から3人となる

3人で公開していく場合、12本/月となる

採用計画のメインは、「現状の課題の把握」「採用目的の把握」「ペルソナ設計」です。

「こういう人と働きたい」など、勘や経験で採用計画を立てるのではなく、事業目標や組織課題に沿ってペルソナを設計するようにしました。

例えば、DXNOW事業の中心業務は「記事制作」であるため、「物事にコツコツを努力できる人」というように、事業や目標からどんな人がほしいのかというように採用ペルソナを設計していく必要があります。

最終的には、事業目標の1つである「7月までに記事122本を公開すること」を考慮して週3日稼働の大学1~2年の2名追加で採用する計画を立てましたが、さらに1名の退社や事業の達成具合を踏まえて2名増員募集することにしました。

採用体制・採用の流れ

  • 募集作成:小林さん(採用担当、社員)
  • 書類選考:浅野(インターン生)、安元さん(事業責任者、社員)
  • 面接:浅野、安元さん

①応募者にGoogleフォームを回答してもらう

②浅野がGoogleフォームの回答内容を採点し(迷った場合は上司の安元さんと相談)合格者は面接へ

③リモート面接(浅野がメインで質問し、安元さんも同席)

④面接の内容から採点、基準点に達していれば合格・採用

このように採用の流れを最初に作りました。
応募者にはいきなり面接をするのではなくまずはペルソナに沿って聞いておきたい質問をGoogleフォームで作成し、面接前に回答してもらうようにしていました。

Googleフォームの回答で合格点に達した人のみ面接→面接の内容を採点→合格者は採用という流れです。

応募・面接人数

今回もいつも通り、Wantedlyで募集を作成し公開しました。

3ヶ月間の採用活動で92名応募・フォーム回答人数は35名、面接参加者12名、合格者5名でした。
ちなみに、今回は完全リモートで働くこともできる募集であったため、地方応募者(一都三県以外)も8名(約23%)いました。

ちなみに今回新しく作った募集は6つで総PVは2379PVでした。

面接・合否判断のやり方

面接では質問項目は予め決まっており、それにプラスして、事前に回答してもらったフォームの内容を見直してアイスブレイクや質問に活用しました。

例えば、組織に自ら貢献できる人を採用したい場合、「あなたが組織に加わった場合、組織にどのような影響が出ると思いますか?」「組織にどのように貢献できますか?」というような質問をします。

面接が終わったら予め決めておいたチェックシートで採点します。

リモート面接はどんな感じ?注意した点は?

会社で働いてもらうためには物事に対する「真剣さ」が必要です。しかし、対面とは違って応募者の全体像が見えず表情もわかりにくい場合があるため、表情だけではなく、質問に対する返答の素早さも重要視しました。

応募者が答えた内容の理解が行き違ってしまった場合、対面であれば相手の表情などで早く気がつけますが、リモートでは難しかったため、応募者が答えてくれた内容を整理して逐次確認しました。

リモート入社前後のフォロー、入社後のオンポーティング

事前にすべての業務をマニュアル化・マニュアル資料を作成しました。DXNOWのチームでは全ての業務がマニュアル化されており、業務に関する説明はGoogleMeetで、事前に作ったマニュアル資料と口頭でしています。

マニュアル化されているもの(一部)

・記事制作のやり方
・稼働時間の考え方
・見積書や請求書の作り方
・広告制作のやり方

また、業務状況を把握するため、Slackでの業務報告をこまめに見たり、チャットで質問部屋を設けて気軽に質問しやすい環境を構築したりしました。

メインの業務である記事制作では、ドキュメントのURLをこまめに共有してもらい、指示の食い違いを防いでいます。

オンラインでは新しく入ったメンバーが既存のメンバーと馴染むことが難しく、そのことが精神的な負荷を生んでしまうと考え、初対面の人とはその都度オンラインでお互いに自己紹介をする機会を設けてもらうようにしました。

今回新しくメンバーに加わってくれた5名の紹介(3名は後日追記)

「今までとは違った切り口で何かの魅力を伝えてみたい」愛媛在住の私がディップでインターンを始めた理由

2021年5月17日

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2021年5月18日

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2021年5月27日

初めての採用プロジェクトを終えての感想

採用するにあたり、ペルソナから面接やフォームの採点基準の作成を通して、採用は勘や経験で決定するのではなく、数値化により平等な採用ができると実感できました。

また、組織は再現性が必要であり、そのためには業務の標準化が必要であると気が付きました。

引き続きインターン生のリーダーとして頑張っていきます!

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